El ámbito empresarial es cada vez más competitivo, por eso, en Grupo Salinas fomentamos adoptar nuevas tecnologías que nos ayuden a eficientar nuestros procesos.
Un ejemplo de lo anterior es la creación del Robotic Operation Center (ROC), que pertenece a la Dirección de Facturación Electrónica, en donde se comenzó a utilizar Automatización Robótica de Procesos (RPA por sus siglas en inglés) para resolver algunas limitantes en su operación, como un alto volumen de tareas repetitivas que le quitan tiempo a los Colaboradores para hacer otras actividades valiosas para el negocio.
Ahora, este proyecto se está expandiendo para que otras áreas y negocios aprovechen la tecnología:
“Sabemos que los robots ya existen, pero a veces es complicado y caro tener acceso a ellos, nosotros estamos entrando a ese mundo para ponerlo a su disposición y que todo Grupo Salinas se beneficie y tenga un impacto en nuestras actividades del día a día. Las tareas asignadas a un bot, que se pueden realizar en un horario laboral o fuera de estas horas para tenerlo listo al día siguiente, son llevadas a cabo con precisión, lo que reduce el retrabajo, y aceleran el proceso en el que son colocados, pero no dejan de ser una herramienta, pues los titulares de las áreas son los responsables del proyecto y deben tener claridad de lo que se quiere automatizar para que pueda funcionar”.
Sergio Reyes,
Director Facturación Electrónica y ROC
Para que un proceso sea automatizado, el área solicitante debe dominarlo a la perfección, incluyendo sus excepciones y posibles variaciones para poder prevenir cualquier situación o estar preparados para atenderla. Además, deben tener claro qué problemática se busca solucionar con el uso de un RPA.
Si después de hacer un análisis se determina que el proyecto es viable, comienza el desarrollo de la automatización; pruebas de calidad, validaciones de funcionamiento y programar su activación. También se hace la entrega de la documentación y manuales de usuario, así como la customización del reporte que se requiera del proceso.
“Un ejemplo de automatización de alto impacto es el de facturas para trámites vehiculares, se deben de generar y emitir en cinco portales diferentes, esto tomaba en promedio seis minutos por factura, por lo que era necesario que entre 10 personas avanzaran en el proceso encontrando un espacio para esta actividad entre sus otras labores. Tan solo de enero a junio del 2024 se emitieron más de 16 mil facturas, lo que equivaldría a 1,683 horas. Se decidió automatizar el proceso con un robot, que redujo el tiempo a un minuto por factura, y generó un ahorro de 1,374 horas con una optimización del 82%. El bot se ejecuta a demanda y se encarga de la talacha; al finalizar notifica estatus sobre todas las series vehiculares o placas, alertando sobre aquellas con algún error, permitiendo que los colaboradores puedan dedicar el tiempo ahorrado en otras actividades importantes de su trabajo”.
Karime Ríos,
Líder Automatización Robótica de Procesos
Esta nueva herramienta abre un sinfín de posibilidades, pues al trabajar de la mano con los líderes de proyecto, es posible mejorar los RPA e incluso usar IA para adaptarlos aún más a sus necesidades. Cada vez son más las áreas que están aprovechando la automatización de procesos, por lo que el Robotic Operation Center seguirá trabajando para garantizar la seguridad bajo un estándar en nuevas tecnologías y beneficiar a las empresas de Grupo Salinas.
¿Crees que algún proceso en tu área o empresa puede ser automatizado?
¿Hacerlo representaría un gran beneficio en tus operaciones?
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Robotic Operation Center de Back Office
rocbackoffice@masp.mx
Karime Johana Rios Morales
karime.rios@contain.mx